Не совершайте типичных ошибок, участвуя в беседах Outlook

Несколько советов, как избежать частых ошибок при ответах на сообщения электронной почты Outlook. Эти советы помогут вам выглядеть более профессионально и сделают вашу жизнь проще.

Правильно отвечайте на сообщения

Возможно вы не в курсе, но самая ужасная кнопка в Outlook называется "Ответить всем". Всего лишь одно личное письмо, отправленное всем участникам переписки, может сильно осложнить жизнь. Кто-то раскрывает свои тайны и попадает в неловкое положение, кто-то допускает себе лишние высказывания и выглядит глупо, а некоторым это может стоить работы. При использовании "Ответить всем" подумайте дважды, что писать в ответ.

С другой стороны, если сообщение отправлено нескольким адресатам, функция "Ответить всем" требуется часто. Поскольку если ответить на такое сообщение лично отправителю, то скорее всего вам потом придется писать еще одно сообщение, но уже для всех остальных участников переписки. Вы просто потеряете время.

Если вас хотят сделать участником переписки, но не хотят, чтобы это видели остальные, используют "Скрытую копию". При ответе на любое сообщение всегда проверяйте, есть ли вы в участниках переписки и не отвечайте на него всем получателям.

Еще одна важная вещь – правильно заполненная тема сообщения. Тема всегда должна быть заполнена и должна быть информативной. Это экономит время получателю, повышает шанс на быстрый ответ, ваше сообщение не будет случайно удалено и не попадет в спам. При получении ответов на сообщение с пустой темой, вам будет сложно найти исходное сообщение. В нашем продукте ReliefJet Quicks мы предоставляем несколько решений для того, чтобы избежать этой и других подобных ошибок.

Все записывайте

Эффективность работы с информацией зависит от того, какой объем данных человек может запомнить и обработать. Переписка бывает объемной, и чтобы вспомнить, о чем шла речь, необходимо найти и перечитать множество сообщений. Было бы неплохо иметь возможность делать краткие заметки, обобщающие историю беседы. Именно для таких случаев мы сделали надстройку "Быстрые заметки", которая позволяет оставлять заметки в сообщениях. Средства поиска Outlook отлично работают с этими заметками. Их можно дополнять, удалять или пересылать другим пользователям. Такие заметки доступны даже в почтовых веб-клиентах и на мобильных устройствах.